Factura electrónica al check-out: legalizar viáticos sin perseguir al hotel

El problema de siempre

El viaje dura dos días. Legalizarlo, dos semanas.

La Tía, una de las ocho habitaciones habilitadas de Casa Encanto, en el centro de Buga.

Quien ha viajado por trabajo conoce la escena: el técnico, el visitador médico o el auditor vuelve a la oficina con una tirilla de pago, un recibo a mano o una foto del datáfono, y contabilidad no lo acepta. Falta el NIT de la empresa, la factura salió a nombre de la persona, o el hotel prometió mandarla "por correo" y nunca llegó. Empieza entonces la cadena de llamadas, y el anticipo de viáticos queda abierto semanas.

Desde que existe la facturación electrónica en Colombia, eso no debería pasar. La factura de un hotel es un documento validado por la DIAN que llega al correo en minutos. Lo único que se necesita es que el hotel la emita bien, a nombre correcto, y que la empresa haya dado los datos antes del viaje.

Cómo funciona en Casa Encanto

La factura sale el día que el huésped entrega la habitación

• Factura electrónica DIAN a nombre de la empresa, con razón social y NIT, no a nombre del huésped. El nombre de quien se hospedó va en la descripción, para que contabilidad sepa a qué viaje corresponde.
• Se emite al check-out (12:00 PM) y llega directamente al correo de contabilidad que la empresa nos indique, con el PDF y el XML que exige la norma.
• Sin IVA. Casa Encanto no es responsable de IVA, así que la factura no lo discrimina. Es normal y está bien: no es un error que contabilidad deba devolver.
• Una factura por estadía, con las noches y las fechas claras, que es justo lo que pide un formato de legalización de viáticos.

Antes de reservar

Qué datos mandar al reservar

Casi todos los enredos con facturas de hotel nacen en la reserva, no en la salida. Si estos datos llegan con la reserva, la factura sale bien a la primera:

• Razón social exactamente como aparece en el RUT.
• NIT de la empresa (con el dígito de verificación aparte, para que no se pegue al número).
• Correo de contabilidad o de facturación electrónica donde debe llegar el documento.
• Nombre del huésped que viaja y las fechas de llegada y salida.

Si la empresa usa un correo especial para recibir facturas electrónicas (el que registró ante la DIAN como receptor), mándenos ese y no el personal de alguien del área. Así la factura entra directo al sistema contable.

Para el área contable

Pago de contado o a crédito con convenio

La primera estadía de una empresa se paga al momento, por transferencia o en el hotel, y la factura sale igual a nombre de la empresa. Para empresas que mandan gente con frecuencia, tenemos un convenio corporativo: tarifa fija y, una vez la empresa ya tiene historial de pago con nosotros, pago contra factura a 15 días. Así el empleado no tiene que poner plata de su bolsillo ni esperar el reembolso.

Si el viajero llega tarde

Nada de esto depende de que haya alguien en una recepción. Con la entrada sin llave, las instrucciones llegan por WhatsApp antes del viaje, el huésped entra a la hora que llegue y la factura se emite igual al salir. Si quien viaja es técnico de mantenimiento, también le puede servir nuestra guía sobre dónde se hospedan los técnicos que atienden los ingenios del Valle.

Preguntas frecuentes

Factura de hotel y viáticos — preguntas frecuentes